Email là một phương thức giao tiếp quan trọng của chúng ta. Cho tới nay, nó đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống thường nhật của con người.
Việc viết được một email tốt hay không sẽ đồng nghĩa với việc người nhận sẽ phản hồi lại hay tảng lờ nó hoàn toàn. Bởi vậy cách khiến một bức mail của bản thân trở nên hiệu quả hơn là một câu hỏi của rất nhiều người hiện nay.
Hôm nay, chúng tôi sẽ trả lời cho các bạn câu hỏi: “Làm thế nào để có thể viết được một bức email tiếng Anh chuyên nghiệp hơn?”
Một bức email thường được chia làm 4 phần chính:
- Tiêu đề thư
- Phần mở đầu
- Phần thân
- Phần kết
Hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách hoàn thiện từng phần nhé!
Dòng tiêu đề thư
Đây là dòng mà người nhận hoặc những người khác sẽ đọc đầu tiên. Đây thường được coi là phần quan trọng nhất của một bức email. Dòng này yêu cầu phải ngắn gọn nhưng vẫn phải thể hiện đầy đủ những chi tiết mà người nhận cần để nhận biết chủ đề của bức email. Và một câu chủ đề tệ sẽ khiến người nhận không hề muốn mở bức email ra chứ không chỉ là không đọc.
Một vài người có thói quen thêm từ “important” vào tiêu đề, nhưng từ này trên thực tế lại không cung cấp đầy đủ thông tin mà người nhận cần. Thay vì dùng từ này, bạn có hai sự lựa chọn hoàn toàn phù hợp hơn, đó là:
Meeting Tomorrow at 10am to Discuss New Changes
Question About Future Classes
Phần mở đầu bức email
Trong tất cả hình thức của một bài viết, bạn đều phải biết được người đọc của mình là ai. Phần mở đầu của bức email cũng vậy, và nó phụ thuộc vào mức độ thân thiết trong mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư.
Nếu bạn gửi email cho một người bạn hoặc một người đồng nghiệp, bạn có thể dùng những câu mở đầu sau:
Good Morning/Afternoon,
Hello, hoặc Hello [tên],
Nhưng nếu bạn cần gửi email cho người bạn không quen và đó là một tình huống yêu cầu tính hình thức, bạn có thể dùng các câu mở đầu này:
Dear [nơi nhận],
To Whom it May Concern,
Hoặc nếu đó cũng là một tình huống yêu cầu tính hình thức, nhưng bạn biết tên người nhận, bạn chỉ cần dùng câu sau:
Dear [title] [family name],
Ví dụ: Dear Mister Brown,
Phần thân
Phần thân của bức email là nơi bạn muốn thể hiệu yêu cầu, thắc mắc của bản thân, hoặc muốn nói rõ lí do viết bức email này. Nó có thể là một câu hỏi hoặc thông báo dành cho người nhận. Phần thân nên ưu tiên cho những thông tin quan trọng nhất. Các thông tin phải trực tiếp, ngắn gọn và hợp lý.
Nếu người nhận email không biết bạn, bạn nên giới thiệu bản thân trước bằn một vài dòng như sau:
My name is Patricia Jones. I am sending this email to get some more information about the job you advertised.
Sau khi tự giới thiệu và nêu lí do viết email, bạn có thể viết tiếp phần thân bức email. Phần thông tin quan trọng nhất nên được nêu đầu tiên. Điều này giúp bức email trở nên rõ ràng hơn và người nhận cũng có thể tiết kiệm được thời gian đọc. Sau đây là một ví dụ:
I wanted to know if you are currently accepting applications. If so, where can I send my information? Additionally, will you be meeting people in-person or online?
Việc làm rõ mọi thông tin ngắn nhất có thể khá quan trọng. Hãy cố đừng viết email quá dài, nhưng vẫn phải giữ được phép lịch sự tối thiểu. Việc này rất quan trọng nếu bạn muốn thể hiện bức email một cách rõ ràng.
Phần kết
Đây là phần cuối cùng của một bức email. Nó thường bao gồm một đến hai từ để thông báo cho người nhận đây là phần cuối cùng của bức email. Phần kết nên bao gồm tên của bạn, nơi bạn làm việc cũng như công việc của bạn. Hoặc bạn có thể dùng một đoạn kết như sau:
Kind regards,
Best,
Thank you,
Một vài ứng dụng cho phép bạn tạo các chữ ký tự động cho người gửi. Đây là một tính năng vô cùng hữu ích, bạn sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian khi viết đấy.
Việc viết được một bức email chuyên nghiệp và hợp lý là một điều rất quan trọng. Và nếu bạn tuân thủ những hướng dẫn phía trên, bạn sẽ nhận ra những bức email của bạn sẽ có tỉ lệ phản hồi cao hơn rất nhiều.
Chúc bạn thành công nhé!
Xem thêm: 5 Cách nói tiếng anh trôi chảy hơn khi bạn bị căng thẳng
